Slik synkroniserer du en SharePoint-mappe til datamaskinen din

Denne veiledningen viser deg hvordan du kobler en SharePoint-mappe til datamaskinen din ved hjelp av OneDrive. Når oppsettet er ferdig, kan du få tilgang til SharePoint-filer direkte fra Filutforsker, akkurat som en vanlig mappe på datamaskinen.

Del 1: Bekreft at jobbkontoen din er koblet til OneDrive

Før du kan synkronisere SharePoint, må du forsikre deg om at OneDrive er logget inn med jobbkontoen din (den samme kontoen du bruker for å få tilgang til SharePoint).

1. Finn OneDrive-ikonet i systemstatusfeltet (området nederst til høyre på skjermen, ved siden av klokken). Det ser ut som en liten sky. Hvis du ikke ser det, klikk på den lille pilen (^) for å vise skjulte ikoner. (Det kan ligge flere OneDrive-ikoner i systemstatusfeltet — hvis dette er tilfellet, sjekk alle.)
2. Høyreklikk på OneDrive-skyikonet.
3. Klikk på Innstillinger (tannhjulikonet).
4. I Innstillinger-vinduet klikker du på Kontofanen på venstre side.
5. Sjekk om jobbkontoen din er listet opp. Jobbkontoen din vil vanligvis vise firmanavnet eller organisasjonen din. Hvis du bare ser en personlig konto (som outlook.com eller hotmail.com), må du legge til jobbkontoen din.

Del 2: Legg til jobbkontoen din (hvis nødvendig)

Hopp over denne delen hvis jobbkontoen din allerede er tilkoblet.

1. I Konto-fanen klikker du på Legg til en konto.
2. Skriv inn jobb-e-postadressen din og klikk på Logg på.
3. Skriv inn arbeidspassordet ditt når du blir bedt om det.
4. Viktig: Under oppsettet kan du bli spurt om å sikkerhetskopiere mappene dine (Skrivebord, Dokumenter, Bilder). Velg "Hopp over" eller "Ikke nå" for alle sikkerhetskopieringsalternativer. Du kan alltid sette opp dette senere hvis du ønsker det.
5. Fullfør eventuelle gjenværende oppsettstrinn og klikk "Ferdig" eller "Fullfør" for å fullføre oppsettet.

Del 3: Synkroniser Legala-mappen fra SharePoint

Nå som OneDrive er koblet til jobbkontoen din, kan du synkronisere SharePoint-mappen til datamaskinen din.

1. Åpne nettleseren din og gå til SharePoint-området ditt.
2. Naviger til Legalamappen (eller den spesifikke mappen du vil synkronisere).
3. Se på verktøylinjen/menylinjen øverst på siden.
4. Klikk på Synkroniserknappen.

⚠️ Viktig: Pass på at du klikker på Synkroniser, IKKE "Legg til snarvei i OneDrive". Dette er to forskjellige funksjoner:

• Synkroniser – Oppretter en direkte kobling mellom SharePoint og datamaskinen din gjennom OneDrive. Filene vises i Filutforsker og lastes ned kun når du åpner dem (sparer lagringsplass).
• Legg til snarvei i OneDrive – Oppretter en snarvei i din personlige OneDrive, noe som kan forårsake synkroniseringskonflikter og anbefales ikke for delte firmamapper.

1. Nettleseren kan be om tillatelse til å åpne OneDrive. Klikk "Åpne" eller "Tillat" for å fortsette.
2. Vent til synkroniseringen er fullført. Du vil se et varsel når den er klar.

Del 4: Få tilgang til den synkroniserte mappen

Når synkroniseringen er ferdig, finner du SharePoint-mappen din i Filutforsker:

1. Åpne Filutforsker (trykk Windows-tasten + E, eller klikk på mappeikonet i oppgavelinjen).
2. Se i venstre sidefelt under organisasjonens navn (f.eks. "Contoso" eller firmanavnet ditt). Den synkroniserte mappen vil vises der.
3. Filer ved behov: Du vil legge merke til skyikoner ved siden av filene. Dette betyr at filen er lagret på nettet og vil lastes ned automatisk når du åpner den. Dette sparer plass på datamaskinen din samtidig som du har tilgang til alle filene dine.

Del 5: Konfigurer filåpningsinnstillinger i Legala

Etter at du har satt opp synkroniseringen, bør du konfigurere Legala til å åpne filer med datamaskinens standardprogrammer. Dette sikrer at filer åpnes i riktig program (f.eks. Word-dokumenter åpnes i Microsoft Word, PDF-er åpnes i Adobe Reader).

1. I Legala klikker du på profilbildet ditt øverst til høyre på skjermen.
2. I menyen som vises, klikk på Profil.
3. Finn seksjonen som heter Saksdokumenter filåpnings innstillinger.
4. Velg System default apps.

Hva betyr disse alternativene?

• System default apps (anbefalt) – Åpner filer med det programmet som er satt som standard på datamaskinen din. For eksempel: Word-dokumenter (.docx) åpnes i Microsoft Word, PDF-er åpnes i Adobe Reader eller din foretrukne PDF-leser, og bilder åpnes i Windows Bildevisning. Dette alternativet fungerer med alle filtyper.
• Office only apps – Fungerer bare med Microsoft Office-filer (Word, Excel, PowerPoint). Andre filtyper som PDF-er eller bilder vil ikke åpnes riktig med denne innstillingen. Velg dette alternativet kun hvis du opplever problemer med den anbefalte innstillingen.

Da er du klar! Du kan nå jobbe med SharePoint-filer direkte fra Filutforsker eller Legala og åpne dem i dine foretrukne programmer.